Warum sind Protokolle der Eigentümerversammlungen so wichtig?

Für Käufer:innen von Eigentumswohnungen sind die Protokolle der Eigentümerversammlungen unglaublich wichtige Dokumente und sollten bereits vor dem Kauf aufmerksam analysiert werden.

Doch erstmal einen Schritt zurück: Was sind Eigentümerversammlungen und was steht in den Protokollen? Bei Immobilien mit mehreren Wohnungen und unterschiedlichen Eigentümern spricht man von einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Gemeinschaft entscheidet im Rahmen der sogenannten Eigentümerversammlungen zusammen über die Belange der gesamten Immobilie. Letztere finden gewöhnlich einmal pro Jahr statt.

In den Versammlungen werden Probleme und deren Lösung besprochen, die die Immobilie betreffen (z. B. Wasserschaden). Außerdem wird über finanzielle Investitionen beraten und abgestimmt (z. B. Wird das alte Dach repariert oder ein neues Dach gebaut). Ein weiterer wichtiger Bestandteil solcher Eigentümerversammlungen ist die Festlegung der Wirtschaftspläne. Diese planen die finanziellen Aufwendungen im kommenden Jahr und legen die Höhe des Hausgeldes fest. 

In den Protokollen der Eigentümerversammlung wird der Ablauf und die Ergebnisse der Eigentümerversammlungen festgehalten. Anschließend wird das Dokument vom Protokollanten und einer Eigentümer:in unterschrieben.

Für potenzielle Käufer:innen von Wohnungen sind die Protokolle so interessant, weil sie einen Blick in die Vergangenheit der Immobilie ermöglichen. Außerdem kann man aus ihnen ableiten, was in der Zukunft auf die Eigentümergemeinschaft zukommen könnte.

Auf welche Punkte sollten potenzielle Käufer:innen in Eigentümerversammlungsprotokollen achten?

• Höhe der Rücklagen: Eine gute Wohnungseigentümergemeinschaft legt eine Rücklage an, um kleine & große Investitionen stemmen zu können. Der Bedarf der Rücklagenbildung erhöht sich mit steigendem Immobilienalter. Neben der absoluten Höhe der aktuellen Rücklage sollte geschaut werden, für welche Maßnahmen die Rücklage zuletzt verwendet wurde. 
• Erfolgte Sanierungen: In den Protokollen lässt sich ablesen, welche Sanierungen zuletzt durchgeführt wurden. Hier sollte man auf die üblichen Klassiker wie neue Fenster, neue Heizung und neues Dach achten. Bereiche, die bereits saniert wurden, bedürfen in der Regel in der nächsten Zeit keine Aufmerksamkeit: Wurden die Fenster einmal erneuert, haben die Eigentümer:innen in dieser Hinsicht viele Jahre ruhe.
• Außerdem offenbaren die Protokolle vergangene Schäden und deren Reparatur. Hier ist besonders darauf zu achten, dass die Schäden nachhaltig behoben wurden – und nicht immer wieder neue Probleme verursachen. Hier sollte man darauf achten, dass Fachfirmen zum Einsatz kamen.
• Wie zuvor erwähnt, lassen die Protokolle der Eigentümerversammlungen auch Schlüsse auf die Zukunft zu. Dafür sollte auf geplante Investitionen geachtet werden. Dies können sowohl Reparatur-, Sanierungs- als auch Aufwertungsprojekte sein. Klassische Beispiele sind ein neues Dach, die Erneuerung der Fahrstühle oder die Anschaffung einer PV-Anlage. Hat man solche Investitionsplanungen gefunden, muss man herausfinden, wie die Finanzierung geplant ist. Werden dafür Rücklagen verwendet? Reichen diese aus? Oder wird eine Sonderumlage fällig?
• Geplante Sonderumlagen sind ein wichtiges Thema, sie stellen eine zusätzliche Belastung für die Eigentümergemeinschaft dar. Wir erleben es häufig, dass Eigentümer:innen von solchen Ausgaben böse überrascht werden und Probleme mit der Aufbringung des Betrages haben.
• Die Stimmung innerhalb der Gemeinschaft ist ebenso wichtig und lässt sich häufig in den Protokollen ablesen. Gibt es bei jeder Frage bzw. Beschlussfassung kritische Diskussionen einer Partei oder ein pauschales Veto, können auf diesem Wege Querulanten enttarnt werden.

Die Protokolle der Eigentümerversammlungen sollten von den potenziellen Käufer:innen genauestens studiert werden. Sie sollten schlüssig sein und ein gutes Licht auf die Gemeinschaft und die Immobilie werfen.

Beispiele für Probleme

• Ein schönes Beispiel für die Relevanz der Protokolle findet sich in diesem realen Beispiel: Für ein gehobenes Mehrfamilienhaus mit 18 Parteien wurde die Erneuerung der Balkone mit hochwertigen Belägen beschlossen. Einige Eigentümer:innen stimmten dagegen, weil objektiv keine Notwendigkeit bestand, unterlagen jedoch der Mehrheit. Das Resultat: Die Balkone wurden neu gestaltet und die Eigentümmer:innen mussten die Kosten nach Miteigentumsanteil tragen. Einige Eigentümer:innen mussten über 12.000 Euro in Form einer Sonderumlage für das Projekt beisteuern.
• Ein weiteres Beispiel betrifft ein sechsgeschossiges Wohnhaus mit 60 Parteien. Die Immobilie ist aus den 60gern und weist schon das ein oder andere Problem auf – besondere Aufmerksamkeit fiel auf das Dach. Es bereitete über die Jahre viele Probleme und wurde durch mehrere Handwerksfirmen provisorisch repariert. Im Raum stand die Neueindeckung oder die Fortsetzung der Flicken-Reparatur. Die Eigentümergemeinschaft beschloss einen Gutachter zu beauftragen, die Dachsituation zu analysieren. Die hierfür anfallenden Kosten waren gut angelegt. Die Flicken-Reparatur und mehrere Angebote der Handwerksfirmen machten aus seiner objektiven Sicht keinen Sinn. Durch den Einsatz des Sachverständigen konnte eine gute Lösung gefunden werden, mit der nach Durchführung für die Eigentümer:innen Ruhe einkehrt.

Negative Einträge in den Protokollen – was tun?

Für Käufer:innen können negative Einträge in den Protokollen folgende Überlegungen anstoßen:

• Je nach Komplexität und Kostspieligkeit des Problems sollte sich die kaufende Partei überlegen, ob der Kauf der Wohnung überhaupt sinnvoll ist. Bevor man sich auf ein Abenteuer einlässt, bei dem stetig neue Kosten anfallen, sollte man sich ggf. nach einem anderen Objekt umschauen.

• Wenn es negative Einträge gibt, diese jedoch für den oder die Käufer:in hinnehmbar sind, lassen sie sich sehr gut als Argumente für die Reduzierung des Kaufpreisangebotes nutzen.
• Wenn die Auswirkungen des Problems nicht abschätzbar sind, sollte über die Inanspruchnahme eines Experten nachgedacht werden. Das spart schlussendlich viel Geld!

Wie gehen Verkäufer:innen am besten mit den Protokollen der Eigentümerversammlung um?

Als erstes sollte man die Protokolle selber genau durchlesen, um zu wissen, was mögliche Interessenten bei der Lektüre erwartet. Es zahlt sich schließlich immer aus, wenn die Verkäufer:innen über mögliche Probleme informiert sind. 

Außerdem sollten die Protokolle der Eigentümerversammlungen frühzeitig den Interessenten zur Verfügung gestellt werden. Das ermöglicht den Interessenten, sich bereits im Vorfeld mit der Historie der Immobilie zu beschäftigen. Auf diesem Wege ziehen sich Interessenten bereits frühzeitig aus den Verhandlungen zurück, wenn sie in den Protokollen auf für sie kritische Probleme gestoßen sind.

Auch aus haftungstechnischen Aspekten macht die frühe Weitergabe an Interessenten Sinn. Nach Weitergabe können die Inhalte der Protokolle als bekannt vorausgesetzt werden. Interessenten fällt es dann deutlich schwieriger, aufgeführte Probleme als überraschend zu deklarieren. Die Weitergabe sollte auch im späteren notariellen Kaufvertrag festgehalten werden.

Keinesfalls sollten die Protokolle zurückgehalten werden, dies führt zu mehr Arbeit, Abschreckung von potenziellen Käufer:innen und im schlimmsten Fall zu einem größeren Haftungsrisiko.

Wir hoffen, mit dieser Folge die Relevanz der Protokolle von Eigentümerversammlungen verständlich gemacht zu haben. Als Käufer darf man diese Dokumente auf keinen Fall unterschätzen.