Expertentipps für eine erfolgreiche Hausverwaltung

Philip Hildebrandt
Guten Tag und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von „Stressfrei Immobilien verkaufen und kaufen“. Ich bin euer Host, Philip Hildebrand, und habe heute Lisa Runge zu Gast. Sie ist professionelle Hausverwalterin, betreibt einen Podcast rund um das Thema Hausverwaltung und entwickelt eine Software speziell für Immobilienverwalter. Gemeinsam wollen wir heute das Thema Hausverwaltung vertiefen und einige spannende Fragen und Aspekte dazu beleuchten. Freut euch auf eine interessante und kurzweilige Folge, denn es gibt wenige Themen in der Immobilienbranche, die so häufig missverstanden werden wie die Hausverwaltung.

Philip Hildebrandt
Herzlich willkommen, Lisa! Schön, dass du heute bei uns bist und unsere Fragen zum Thema Hausverwaltung beantwortest.

Lisa Runge
Hallo Philip, danke für die Einladung und die herzliche Begrüßung.

Philip Hildebrandt
Vielleicht magst du dich kurz vorstellen. Ich glaube, du bist genau die richtige Expertin für all unsere Fragen rund um Hausverwaltung.

Lisa Runge
Sehr gerne. Mein Name ist Lisa Runge und ich bin seit etwa zehn bis zwölf Jahren im Verwaltungsbereich tätig. Vor sechs Jahren habe ich mich mit meiner eigenen Hausverwaltung selbstständig gemacht und kaufe aktuell bereits die zweite Verwaltung. Mein Alltag dreht sich eigentlich komplett um Hausverwaltung. Neben meinem Podcast „Happy Verwalter“ arbeite ich seit rund fünf Jahren an einer Hausverwaltungssoftware mit. Ich beschäftige mich also täglich damit, wie man das Leben von Verwaltern – und damit auch das der Eigentümer – einfacher und angenehmer gestalten kann. Denn, wie wir vielleicht gleich noch hören werden, ist der Alltag eines Verwalters nicht immer einfach und oft sehr herausfordernd.

Philip Hildebrandt
Klingt spannend! Dann legen wir direkt los und starten mit einer grundlegenden Frage: Was ist eigentlich eine Hausverwaltung und welche Aufgaben übernimmt sie?

Lisa Runge
Das ist eine sehr umfassende Frage, deshalb breche ich sie mal auf. Hausverwaltung teilt sich in WEG-Verwaltung und Mietverwaltung auf. Ich lasse jetzt die Gewerbemietverwaltung bewusst außen vor, da diese recht speziell ist. Im privaten Bereich stehen Eigentümer häufig vor der Frage: Was ist WEG-Verwaltung und was ist Mietverwaltung? Und was bedeutet eigentlich SEV? Hierbei handelt es sich oft um Fachbegriffe, die nicht direkt klar sind. WEG steht für Wohnungseigentumsgesetz oder Wohnungseigentümergemeinschaft, je nach Kontext. Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum, also um die Teile des Hauses, die allen gehören, wie das Treppenhaus oder das Dach. Wenn eine Immobilie in einzelne Wohnungen aufgeteilt wird, entsteht eine Eigentümergemeinschaft, die verwaltet werden muss.

Philip Hildebrandt
Das klingt, als wäre es in der Praxis schwer, Gemeinschaftseigentum klar zu definieren.

Lisa Runge
Absolut. Bestimmte Bereiche wie das Treppenhaus oder das Dach können nicht einzelnen Wohnungen zugeordnet werden. Diese Bereiche fallen unter das Gemeinschaftseigentum, und dafür ist die WEG-Verwaltung zuständig. Sie sorgt beispielsweise dafür, dass das Hausgeld abgerechnet wird und das Gebäude erhalten bleibt. Die Mietverwaltung hingegen kümmert sich um das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter. Zusammengefasst: WEG-Verwaltung betrifft das Gemeinschaftseigentum, während die Mietverwaltung sich um das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter kümmert.

Philip Hildebrandt
Verstanden. Was sind denn typische Aufgaben einer WEG-Verwaltung?

Lisa Runge
Einmal im Jahr wird die Eigentümerversammlung vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet. Dazu gehört, dass Angebote eingeholt, Beschlüsse formuliert und abgestimmt werden. Nach der Versammlung setze ich die gefassten Beschlüsse um. Zusätzlich erstelle ich die Hausgeldabrechnung und den Wirtschaftsplan, der die anstehenden Ausgaben kalkuliert.

Philip Hildebrandt
Also geht es darum, die Interessen der Eigentümer zu bündeln und das Objekt zu managen. Du bist dann quasi die Koordinatorin?

Lisa Runge
Ja, genau, aber ich vertrete in erster Linie die Gemeinschaft und nicht die Interessen einzelner Eigentümer. Manchmal kollidieren diese Interessen, und ich muss das Interesse der Mehrheit vertreten, auch wenn es nicht jedem passt.

Philip Hildebrandt
Verstehe. Was macht für dich eine gute Hausverwaltung aus?

Lisa Runge
Eine gute Hausverwaltung hält ihre Versprechen. Viele Eigentümer beklagen sich über unerreichbare Verwalter oder über fehlende Rückmeldungen. Eine gute Verwaltung setzt klare Erwartungen und hält sich daran. Wenn ich einen Rückruf zusage, halte ich das auch ein – oder gebe klar an, wann man mit einer Rückmeldung rechnen kann.

Philip Hildebrandt
Das klingt nach einer seltenen Qualität.

Lisa Runge
Ja, leider schon. Ich hatte neulich einen Eigentümer, der dreimal am Tag wegen eines einfachen Themas wie Klingelschilder angerufen hat. Ich habe ihm dann erklärt, dass in der Abrechnungs- und Versammlungsphase Rückrufe innerhalb einer Woche erfolgen. In anderen Zeiten sind es meist 48 Stunden. Damit schaffen wir einen verlässlichen Ablauf und können uns vorbereiten.

Philip Hildebrandt
Gibt es denn einen Richtwert, was eine Hausverwaltung kosten sollte?

Lisa Runge
Das hängt von der Größe des Objekts ab. Bei größeren Einheiten, etwa zwischen 100 und 200 Einheiten, liegen die Preise bei etwa 25 € netto pro Einheit im Rahmen der WEG-Verwaltung. Bei kleineren Objekten steigen die Kosten pro Einheit schnell, da der Grundaufwand pro Objekt ähnlich bleibt.

Philip Hildebrandt
Wie kann ich als Eigentümer erfahren, was die Hausverwaltung gerade plant?

Lisa Runge
Als Eigentümer hat man grundsätzlich ein Einsichtsrecht, aber kein Auskunftsrecht. Man kann die Unterlagen einsehen, aber keine regelmäßige Berichterstattung einfordern. Oft hilft es, direkt mit der Verwaltung zu sprechen und einen Austausch zu finden, um informiert zu bleiben.

Philip Hildebrandt
Kann man die Verwaltung selbst übernehmen?

Lisa Runge
Ja, grundsätzlich kann die Gemeinschaft das tun. Ab neun Einheiten hat jedoch jeder Eigentümer das Recht, einen zertifizierten Verwalter zu verlangen. Ohne professionelle Verwaltung müssen sich die Eigentümer bei allen Entscheidungen einig sein, was oft schwierig ist. Zudem fehlen häufig das Fachwissen und die rechtliche Sicherheit, die eine professionelle Verwaltung bietet.

Philip Hildebrandt
Also ist es möglich, aber nicht immer sinnvoll.

Lisa Runge
Genau. Bei kleinen WEGs mit engagierten Eigentümern kann es sinnvoll sein, aber in vielen Fällen führen fehlende Fachkenntnisse und die Komplexität der Aufgaben dazu, dass man letztendlich mehr Zeit und Geld investiert, als man durch eine professionelle Verwaltung gespart hätte.

Philip Hildebrandt
Okay, das haben wir vorhin schon kurz angeschnitten, aber ich denke, das ist ein zentraler Punkt im WEG-Recht: Was genau ist der Unterschied zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum?

Lisa Runge
Das ist ein wirklich spannendes Thema! Das Gesetz macht es eigentlich recht einfach: Gemeinschaftseigentum gehört der Gemeinschaft, während Sondereigentum dem jeweiligen Eigentümer gehört – das ist fast schon selbsterklärend. Aber wie unterscheidet man nun konkret, was was ist? Dafür lohnt sich ein Blick in die Teilungserklärung. Bestimmte Dinge sind per Gesetz zwingend Gemeinschaftseigentum, wie das Dach. Früher galt das auch für das gesamte Grundstück, aber heute ist es möglich, an Stellplätzen Sondereigentum zu begründen und diese separat zu verkaufen. Hier ist es wichtig, genau zu wissen, was man kauft: Erwirbt man beispielsweise einen Stellplatz als Sondereigentum, hat dieser unter Umständen ein eigenes Stimmrecht und verursacht separate Kosten. Es ist also entscheidend, sich damit genau auseinanderzusetzen.

Lisa Runge
Beim Sondereigentum handelt es sich um alles innerhalb der Wohnung, das man eigenständig verändern kann, ohne dass die Bausubstanz oder die Stabilität des Hauses beeinträchtigt wird – also Dinge wie nicht tragende Wände, Bodenbeläge oder Tapeten. Auch die Rohre gehören ab der Abzweigung, die in die Wohnung führt, zum Sondereigentum. Alles, was hingegen mehrere Wohnungen versorgt, wie Steigleitungen, bleibt Gemeinschaftseigentum. Ein oft missverstandenes Beispiel ist die Wohnungseingangstür: Diese ist Gemeinschaftseigentum, da sie die Abgrenzung zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum bildet. Der Innenanstrich der Tür gehört jedoch zum Sondereigentum. Wenn man beispielsweise einen Türspion einbaut, verändert man Gemeinschaftseigentum – da muss man also aufpassen.

Philip Hildebrandt
Verstehe.

Lisa Runge
Das Prinzip ist also: Alles, was ich verändern kann, ohne das Gemeinschaftseigentum oder die Stabilität des Hauses zu beeinträchtigen, gehört zum Sondereigentum. Aber am besten prüft man das in der Teilungserklärung, da es heutzutage auch Sonderregelungen geben kann, etwa bei Stellplätzen. Letztendlich kann man mit Sondereigentum frei verfahren, während Gemeinschaftseigentum allen gehört, und man daher nur einen ideellen Anteil daran besitzt.

Philip Hildebrandt
Alles klar. Was würdest du aus Sicht einer Hausverwalterin vor dem Kauf einer Wohnung empfehlen? Worauf sollte man besonders achten?

Lisa Runge
Zuerst würde ich mir unbedingt die Teilungserklärung anschauen und sicherstellen, dass ich sie verstehe. Es reicht nicht, sie nur zu überfliegen; man muss wirklich nachvollziehen können, was darin steht. Wenn man als Laie Schwierigkeiten hat, sollte man sich Unterstützung holen, um sicherzugehen, dass man alles richtig interpretiert. Die Teilungserklärung ist die Grundlage für alle zukünftigen Regelungen und Kostenverteilungen. Es können Klauseln versteckt sein, wie etwa, dass die Eigentümer selbst für die Fenster zuständig sind – das sollte man unbedingt wissen, bevor man kauft. Dann würde ich mir die Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen und die Abrechnungen sowie den Wirtschaftsplan genau ansehen, um ein vollständiges Bild zu bekommen. Diese Dokumente geben einen guten Überblick darüber, was bisher entschieden wurde und welche Kosten auf einen zukommen könnten.

Philip Hildebrandt
Gibt es bestimmte Punkte, auf die man bei der Durchsicht der Abrechnungen achten sollte? Gibt es typische Warnsignale?

Lisa Runge
Ja, absolut. Ein großes Warnsignal ist, wenn in den Abrechnungen der WEG plötzlich Mietthemen auftauchen, die eigentlich zum Sondereigentum gehören. Das deutet darauf hin, dass etwas durcheinandergeraten ist, denn Mieteinnahmen aus Sondereigentum gehören nicht in die Hausgeldabrechnung. Einzig bei vermietetem Gemeinschaftseigentum, wie zum Beispiel einem gemeinschaftlich genutzten Gewerberaum, ist das nachvollziehbar – aber das ist selten der Fall. Wenn in einer WEG-Abrechnung jedoch Mieten auftauchen, ist definitiv etwas falsch gelaufen.

Philip Hildebrandt
Passiert das in der Praxis häufig?

Lisa Runge
Leider ja. Oft liegt es daran, dass frühere Verwalter das nach bestem Wissen und Gewissen gemacht haben, aber eben ohne die richtige Fachkenntnis. Bis vor einigen Jahren konnte man Verwalter werden, ohne eine spezielle Ausbildung oder Zertifizierung. Heute gibt es das zum Glück, und das hilft, solche Fehler zu vermeiden. Wenn jedoch jemand ohne tiefere Kenntnisse versucht, Mieten direkt über die WEG abzurechnen, kann das zu großen Problemen führen – sowohl für die Abrechnung als auch für die Softwareumstellung.

Philip Hildebrandt
Verstehe, das ist also oft nicht abbildbar.

Lisa Runge
Genau. Oder wenn die Abrechnung so schlicht ist, dass sie beispielsweise alle Einheiten auf einer einzigen A4-Seite darstellt, dann stimmt etwas nicht. Eine saubere Abrechnung sollte klar strukturiert und detailliert sein, damit sie nachvollziehbar ist.

Philip Hildebrandt
Du hast vorhin erwähnt, wie wichtig die Protokolle der Eigentümerversammlungen sind. Worauf sollte man dort achten?

Lisa Runge
Das Protokoll sollte klar und strukturiert sein. Es sollte die Beschlussanträge und deren Abstimmungsergebnisse dokumentieren und keine langen Diskussionen oder persönliche Kommentare enthalten. Man kann schnell erkennen, ob es in der Gemeinschaft Unstimmigkeiten gibt, indem man prüft, ob es ständig Gegenstimmen oder Einwände gibt. Eine zerstrittene Gemeinschaft kann den Verwaltungsaufwand und damit die Kosten in die Höhe treiben. Werft einen Blick darauf, wie sich die Eigentümer verständigen – das gibt einen guten Eindruck, ob es in der Praxis reibungslos läuft.

Philip Hildebrandt
Gut zu wissen. Was darf eine Hausverwaltung und was nicht?

Lisa Runge
Dank der WEG-Reform haben wir als Verwalter nach außen hin volle Handlungsbefugnis. Das heißt, wir können im Namen der Gemeinschaft Verträge abschließen und Maßnahmen umsetzen – außer, es geht um den Kauf von Grundstücken oder die Aufnahme von Krediten. Im Innenverhältnis müssen wir uns aber an die Beschlüsse der Eigentümer halten und darauf achten, dass alle Maßnahmen im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung bleiben.

Philip Hildebrandt
Das gibt euch also mehr Flexibilität in der Verwaltung?

Lisa Runge
Ja, das macht unsere Arbeit effizienter. Bei kleineren Gemeinschaften können wir zum Beispiel auch ohne Versammlung Dienstleister wechseln, wenn es notwendig ist. Das spart Zeit und Kosten.

Philip Hildebrandt
Was kann ich tun, wenn ich mit meiner Hausverwaltung unzufrieden bin?

Lisa Runge
Als Einzelperson würde ich zunächst prüfen, ob meine Erwartungen realistisch sind, und dann das Gespräch mit der Verwaltung suchen. Oft hilft es, klare Absprachen zu treffen und Missverständnisse auszuräumen. Häufig gibt es eine Diskrepanz zwischen den Erwartungen der Eigentümer und dem, was eine Verwaltung leisten kann. Wenn man sich gemeinsam auf eine realistische Erwartungshaltung einigt, verbessert das die Zusammenarbeit enorm.

Philip Hildebrandt
Alles klar. Ich denke, wir haben einen umfassenden Überblick über das Thema Hausverwaltung bekommen. Vielen Dank, Lisa, für deine Zeit und Expertise.

Lisa Runge
Sehr gerne, Philip. Es hat mir viel Spaß gemacht, und ich freue mich auf weiteres Feedback oder vielleicht sogar eine zweite Folge – vielleicht auch in meinem Podcast. Vielen Dank für die Einladung!